Zmiany w doręczeniach
Już od 30 grudnia 2023r. (choć Sejm znowelizował ustawę i wydłużył termin co najmniej do 30 marca 2024r.) będzie możliwość, aby odebrać list z urzędu przez Internet. Od tego dnia bowiem większość urzędów oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG będzie miała obowiązek wysyłać i przyjmować pisma przez e-Doręczenia. System e-Doręczeń zastąpi korespondencję realizowaną przez Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
E-Doręczenia są zatem wygodną, bezpłatną i bezpieczną formą korespondencji z urzędami. Są równoważnym odpowiednikiem tradycyjnego pocztowego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. W skrzynce do e-doręczeń można wysyłać i odbierać dokumenty o dogodnej porze i z dowolnego miejsca. Najszybciej e-Doręczenia wprowadzą: organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, Narodowy Fundusz Zdrowia, agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze.
Co to oznacza dla obywatela? Będzie on miał jeden adres dla całej komunikacji z administracją, czyli wszystkie pisma, niezależnie od jakiego organu będą pochodzić, czy do jakiego będą wysyłane, obywatel będzie miał w jednym miejscu. Aby tak się stało należy założyć adres do e-Doręczeń. Jak to zrobić? Wystarczy kilka prostych kroków:
1. Wypełnij wniosek o adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Podaj dane swoje lub osoby, dla której składasz wniosek (jeśli występujesz jako pełnomocnik, dołącz odpowiedni dokument, którym potwierdzisz pełnomocnictwo, możesz też wskazać administratora, czyli osobę, która będzie zarządzać Twoją skrzynką do e-Doręczeń – podaj jego dane i adres e-mail).
2. Sprawdź wniosek i podpisz go elektronicznie. Możesz to zrobić profilem zaufanym, e-Dowodem lub podpisem kwalifikowanym.
3. Potwierdzenie złożenia wniosku dostaniesz na podany we wniosku e-mail.
Następnym krokiem jest aktywowanie swojej nowo utworzonej skrzynki. To działanie jest też bardzo proste. Jak to zrobić?
1. Zaloguj się do serwisu mObywatel.gov.pl.
2. Otwórz zakładkę Twoje skrzynki w menu bocznym.
3. Kliknij przycisk Aktywuj skrzynkę przy skrzynce, którą chcesz aktywować.
4. Podaj adres e-mail do powiadomień i zapoznaj się z regulaminem świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego.
5. Kliknij przycisk Aktywuj.
6. Na adres e-mail otrzymasz informację, że skrzynka jest aktywna i możesz z niej korzystać.
Watro w tym miejscu wspomnieć, że na stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/materialy zostały umieszczone filmiki instruktażowe, które w przystępny sposób pokazują w jaki sposób założyć i obsługiwać skrzynkę do e-Doręczeń.
Aktywowany adres skrzynki zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych. Należy jednak pamiętać, że wpis do BAE jest dobrowolny w stosunku do osób fizycznych, a w konsekwencji istnieje możliwość rezygnacji z ujawnienia adresu do doręczeń elektronicznych w tej bazie. Wpis do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczenia korespondencji nadanej przez podmioty publiczne na ten adres. Wywołuje on również skutki prawne od dnia jego dokonania – od tego momentu korespondencja będzie co do zasady wysyłana na adres do doręczeń elektronicznych. Należy pamiętać o regularnym logowaniu się do skrzynki doręczeń! W tym miejscu warto zaznaczyć, że nie tylko obywatel będzie otrzymywał na skrzynkę korespondencję od podmiotu publicznego, ale też on może nadać swoją do wybranego urzędu, kancelarii prawniczej, czy doradcy podatkowego (pełna lista instytucji i osób zobowiązanych do posiadania skrzynki do e-Doręczeń znajduje się na stronie https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram). Jeżeli jednak uznamy, że pismo kierowane do podmiotu publicznego chcemy nadać w postaci papierowej, to jak najbardziej możemy to zrobić.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że w ramach e-Doręczeń nie można aktualizować adresu zameldowania i zamieszkania – to są dane, które zmienisz we wniosku o zmianę danych firmy w CEIDG lub w urzędzie gminy. W skrzynce do e-Doręczeń możesz zaktualizować adres siedziby firmy i adres do korespondencji. Aby zaktualizować adres do korespondencji w usłudze e-Doręczeń:
1. Zaloguj się na swoją skrzynkę do e-Doręczeń.
2. Wybierz Zarządzaj wpisem do bazy adresów elektronicznych.
3. Złóż wniosek o aktualizację danych.
Jednak osoby, które nie posiadają takiego adresu nie muszą się martwić. W ich przypadku zostanie zastosowana tzw. usługa hybrydowa. Podmiot publiczny wyśle dokumenty elektronicznie, a one zostaną wydrukowane przez Pocztę Polską (operator wyznaczony) i dostarczone obywatelowi w formie papierowej. Usługa hybrydowa, czyli elektroniczno – papierowa (łączona), daje takie samo bezpieczeństwo jak elektroniczna: zapewnia tajemnicę korespondencji – jest ona drukowana i kopertowana automatycznie, potwierdza tożsamość nadawcy, daje wiarygodną informację o tym, jak doręczono wiadomość. Tylko urzędy i inne podmioty publiczne mogą wysyłać dokumenty w usłudze hybrydowej. Obecny publiczny dostawca usługi hybrydowej, czyli Poczta Polska, będzie wystawiał zaświadczenie o pochodzeniu dokumentu dostarczonego w tej usłudze. Dołączy wydruk dokumentu z wynikiem weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność i pochodzenie dokumentu elektronicznego zostały zapewnione za pomocą środka identyfikacji elektronicznej.
W większości przypadków e-korespondencja jest bezpłatna. Dotyczy to przede wszystkim pism: od obywateli i firm do podmiotów publicznych oraz pomiędzy podmiotami publicznymi. Podmioty publiczne będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych. Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną.
E-doręczenia to wiele korzyści. Przede wszystkim to oszczędność czasu – unikniesz awiza w skrzynce i kolejek na poczcie, listy z urzędu dostaniesz na swoją elektroniczną skrzynkę, a przeczytasz je i odpowiesz na nie o dogodnej porze i w dowolnym miejscu – wystarczy komputer, tablet lub telefon z Internetem. Zyskujesz wygodną komunikację z urzędem – nie musisz odwiedzać urzędu, aby złożyć dokumenty – w każdej chwili możesz wysłać pismo czy wniosek bezpłatnie ze skrzynki do e-Doręczeń. Ponadto będziesz od razu wiedzieć, że przyszła nowa wiadomość i zawsze możesz sprawdzić, jaki jest status Twojej korespondencji.
Źródło: www.gov.pl
